每座老廟的倉庫與辦公室抽屜裡，都躺著無可替代的東西：泛黃的建廟老照片、歷代的緣金簿、匾額落款的墨跡、慶典的錄影帶——它們正在受潮、褪色、發霉，而且大多只有一份。數位典藏聽起來是博物館的詞，其實就是一件很樸素的事：趁還來得及，把這些東西拍下來、掃下來、記下來。這篇給宮廟一份做得動的實作指南。
典藏工作的第一原則是分級搶救，不是求全：第一優先——正在劣化的紙質與影音：老照片、文書、契據、錄影帶錄音帶（磁帶的壽命最短，能讀取的設備也在消失，這批最急）；第二優先——唯一性的實體文物：匾額、碑刻、法器、神將戲服（實體還在但沒有影像紀錄的）；第三優先——活的記憶：耆老的口述歷史（這一項的急迫性其實不輸第一級，人不等人）。列一張清單、標上急迫等級，從最急的開始，做多少算多少——完美主義是典藏工作最大的敵人。
規格的原則是「一次做到位，避免將來重掃」：紙質文件與照片——平台掃描器以 600dpi 掃描存 TIFF（保存版）＋轉一份 JPG（使用版）；沒有掃描器，用手機翻拍也可以起步（自然光、垂直拍、避免反光），先求有再求好；匾額碑刻等大型文物——相機或手機的高解析拍攝（正面、落款、細節多角度），尺寸與位置一併記錄；影音磁帶——找轉檔服務（錄影帶轉數位檔的商業服務仍找得到），這筆錢最值得花；口述歷史——手機錄音即可，重點是趕快錄。
掃完只做了一半——沒有脈絡資訊的圖檔，十年後沒人知道是什麼。每件數位檔配一筆基本描述（一張試算表就能管理）：編號與名稱、年代（確切或推估）、內容描述（照片裡是誰、什麼場合——趁認得的人還在，這欄最珍貴）、來源（誰提供、原件在哪）、權利註記（能不能公開使用）。建檔的訣竅是「辦一場老照片辨識會」：把掃好的老照片投影出來，請耆老們一起看、一起說——照片裡的人名、場合、故事當場記下，一個下午的收穫常常超過幾個月的獨自整理，而且長輩們會非常開心。
數位檔案也會消失（硬碟壽命有限），備份的鐵則是「3-2-1」：三份副本（原始檔加兩份備份）、兩種媒介（例如電腦硬碟＋外接硬碟）、一份異地（雲端硬碟——Google Drive 這類服務的容量費用不高）。管理權限記在宮廟名下（帳號密碼進廟務交接清單），每年抽查一次檔案的可讀性。這套紀律很無聊，但它是「數位典藏」與「數位一場空」的差別。
典藏的價值在被使用：官網的沿革與藝文版塊——老照片與文物影像讓廟史有血有肉；社群的內容金礦——「老照片說故事」系列是宮廟社群最受歡迎的內容類型之一；修繕與研究的依據——修繕工程要「恢復原貌」時，你的影像紀錄就是原貌的證據；導覽與教育——文化旅遊的解說深度、學校鄉土教育的教材，都從這座資料庫取水。也可以留意文化部門的數位典藏補助計畫與地方文化館資源，宮廟的文物典藏是符合方向的題目。
BOBEE 的服務裡最有使命感的就是這一塊：官網建置含文物典藏區的規劃，耆老訪談與老照片建檔可以整案協助。貴宮的抽屜裡也躺著等待搶救的歷史嗎？加 LINE 聊聊，這件事晚一年，就少一些。
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